A projektjavaslat fázisa elengedhetetlen a lényeges részletek rögzítéséhez. Szilárd keretrendszer nélkül a csapatvezetők nem tudják, ki miért felelős, az egyéni közreműködők pedig fogalmuk sincs arról, mit várnak tőlük.
A ResearchGate adatai szerint a projektek közel 40%-a a nem megfelelő tervezés miatt bukik meg. Ha pedig kommunikációs zavarok is felmerülnek, a projektbukások aránya közel 60%-ra ugrik.
A csapatok tisztában vannak ezzel a kockázattal, ezért egyre több potenciális ügyfél használ projektjavaslat-sablont, mielőtt megnyomná a launch gombot. Ha Ön egy csapatot vezet, a projektjavaslat-sablon részletes ellenőrzőlistaként szolgálhat minden érintett fél számára.
A projektjavaslat-sablonok nem csupán a részleteket tartalmazzák. Egy szilárd terv ösztönzi az érdekelt felek támogatását. Emellett segít biztosítani a költségvetés jóváhagyását, miközben kiemeli a siker hatását.
Annak érdekében, hogy minden rendben legyen, összegyűjtöttük a 10 legjobb projektjavaslat-sablont, amelyeket teljesen ingyenesen használhat. De mielőtt belemennénk, nézzük meg, mi is az a projektjavaslat.
Mi az a projektjavaslat?
A projektjavaslat egy dokumentált folyamat, amely felvázolja és meghatározza az összes szükséges projektkövetelményt, amelyet az érdekelt feleknek egy adott időkereten belül teljesíteniük kell. A jól megtervezett javaslat az érdekelt feleknek olyan alapvető információkat nyújt, mint a költségvetés, az ütemterv, a célok és az általános célkitűzés.
A cél az, hogy mindenki teljes mértékben részt vegyen, és ami még fontosabb, hogy egyetértsen a meghatározott projektkerettel.
A projekt sikeréhez elengedhetetlen, hogy az érdekelt felek és a csapatvezetők támogatást nyújtsanak, ezért érdemes összefoglalni a legfontosabb részleteket, hogy ez megvalósulhasson. Tekintse a projektjavaslatot úgy, mint egy lehetőséget, hogy bemutassa az összes érintettnek:
- Miért ez – valóban – egy kiváló ötlet?
- Hogyan segíthetnek az érdekelt felek varázslatos erejükkel a siker elérésében?
- Miért szerencsések az érdekeltek, hogy ebben a nagyszerű projektben dolgozhatnak?
Oké, talán a „szerencsés” nem a legjobb szó. De egy szilárd projektjavaslat felkelti az érdekelt felek figyelmét, és motiválja őket a részvételre. Emellett ki kell emelnie azt a potenciális sikert is, amelyet az érdekelt felek az Önnel való együttműködésből nyerhetnek – mert ki ne szeretne egy újabb projekt sikert a zsebében, amikor eljön az értékelés ideje?
10 ingyenes projektjavaslat-sablon, amellyel lenyűgözheti az érdekelt feleket
Ha még nem győztük meg Önt, akkor ismét elmondjuk: a projektjavaslatok elengedhetetlenek a projekt sikeréhez és a csapat együttműködéséhez. Sajnos nem minden projektjavaslat-sablon egyforma.
Egy kiváló sablon nemcsak minden követelményt teljesít, hanem megkönnyíti a tervezést, az együttműködést és a javasolt keretrendszer felépítését is. Tekintse meg a 10 leghasznosabb projektjavaslat-sablont, amelyekkel megnyerheti az érdekelt feleket:
1. ClickUp projektjavaslat-sablon
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért, informális, megújítás, folytatás és kiegészítés
A projektjavaslat dokumentálása nem mindig jelenti azt, hogy csak írásos szöveggel kell dolgoznia. Valójában a vizuális javaslatok segíthetnek abban, hogy ötleteit és keretrendszerét világosabban ábrázolja.
Ezért a ClickUp projektjavaslat-sablon az egyik legjobb lehetőség a terv vizuális bemutatására. Ez a sablon a ClickUp Docs segítségével élénk formában népszerűsíti a javaslatot, teljesen szerkeszthető formátumban.
A projektmenedzsmentben a testreszabás a legfontosabb, ezért a ClickUp sablonja tökéletes azoknak a projektvezetőknek, akik az ajánlatokat az egyes érdekelt felek igényeihez szeretnék igazítani.
A ClickUp együttműködési funkciókat kínál, amelyek segítségével az érdekelt felek gyorsan hozzárendelhetők a megjegyzésekhez egyértelmű utasításokkal és helyőrzőkkel, amelyek célja, hogy segítsék az ügynökségeket a megoldások bemutatásában, az elvárások kezelésében és az érdekelt felek támogatásának hatékony és professzionális biztosításában.
Bónusz: Ajánlatkezelő eszközök
2. ClickUp kreatív ügynökség ajánlat sablon
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért, informális, megújítás és folytatás
Ha kreatív ügynökség ügyfeleit kezeli, akkor folyamatosan értékesíti cégét a jelenlegi és potenciális ügyfeleinek. A kreatív ügynökségeknek ki kell emelniük, mi különbözteti meg őket a többiektől, és végül meg kell mutatniuk az ügyfeleknek, hogyan tudják ezt megvalósítani és milyen időkereten belül.
Tudta, hogy a Sprout Social marketingügynökségi felmérése szerint az ügynökségek több mint 4/5-e valójában minden egyes ügyfél számára személyre szabja ajánlatát?
Ha valóban ki szeretné emelni és testreszabni ajánlatát egy adott ügyfél számára, akkor a ClickUp kreatív ügynökség ajánlat sablonja kiváló kiindulási pont. Ez a sablon testreszabható címkékkel, egyéni mezőkkel és látható haladási sávval egyszerűsíti az ügyfeleknek szóló ajánlatot.
Könnyedén létrehozhat részletes teendőlistát, ahol feladatokat rendelhet hozzá, fontos alfeladatokat hozhat létre, megjegyzéseket rendelhet az érdekelt felekhez, és prioritási státuszokat adhat meg, hogy mindenki láthassa a legfontosabb lépéseket.
3. ClickUp ajánlatkérési sablon
Ideális ajánlat típusok: Megkeresett, megújítás, folytatás és kiegészítés
A ClickUp ajánlatkérési sablon ideális azok számára, akik nem vagy legalábbis kevésbé versenyképes területen dolgoznak, és projektjavaslatukban ki kell emelniük szakértelmüket. Ez a megkereséses típusú javaslat olyan sablont igényel, amely a részletek tekintetében túltesz a szokásoson, hogy a projekt minden aspektusa le legyen fedve.
Az ajánlatkéréseknek aprólékosnak és informatívnak kell lenniük, hogy minden érintett tisztában legyen a feladataival. A ClickUp ajánlatkérés sablonja lehetővé teszi, hogy egy nagy, szakértő ClickUp projektmenedzserek által testreszabott ellenőrzőlista alapján dolgozzon!
Nem minden ajánlatkérés azonos, de rengeteg hasonlóság és közös kérés található ebben a ClickUp sablonban. Indítsa el a projektjavaslat-készítési folyamatot, vagy használja a sablont, hogy konkrétabb részletekkel egészítse ki a keretrendszerét.
Nézze meg ezeket az árajánlatkérés sablonokat!
4. ClickUp webfejlesztési ajánlatkérés sablon
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért, informális, megújítás, folytatás és kiegészítés
A fejlesztőcsapatok arról híresek, hogy gyorsan szükségük van a projektinformációkra, és még gyorsabban a megoldásra vagy a projekt elvárásaira.
A magas projektkivitelezési környezetben dolgozó webfejlesztőknek szűkszavúan kell megfogalmazniuk a projekt ütemtervét, mivel általában projekt sprintekben dolgoznak.
Használja ezt a sablont, hogy ajánlattevőket keressen webfejlesztési projektjéhez. A ClickUp ajánlatkérési sablon kifejezetten webfejlesztési projektekhez és egyértelmű projektjavaslatok készítéséhez lett kialakítva.
A sablon tartalmaz egy Bevezető útmutatót a ClickUp Docs előre beállított elemeivel, hogy biztosan hozzáadhassa küldetésnyilatkozatát, projektáttekintését, jövőképét, ütemtervét és még sok minden mást.
5. ClickUp kereskedelmi javaslat sablon
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért, folytatás és kiegészítés
Természetesen rengeteg projektjavaslat-sablon és üzleti javaslat-dokumentum létezik. De azoknak a vállalkozásoknak, amelyeknek kifejezetten kereskedelmi javaslatra van szükségük befektetők, földtulajdonosok vagy építőipari cégek számára, mindent alaposan dokumentálniuk kell.
A ClickUp kereskedelmi ajánlat sablon tökéletes azok számára, akik üzleti ajánlataikat szeretnék bemutatni jelenlegi vagy potenciális partnereiknek, valamint minden potenciális projektterületi kérdést. Ezenkívül egy az Ön vállalkozására szabott projektjavaslat sokkal jobb benyomást kelt.
Ez különösen igaz azoknál a kereskedelmi vállalkozásoknál, amelyek egyszerű Google Doc projektjavaslat-sablonokat használnak, amelyek esetleg csak a cég logóját és küldetésnyilatkozatát tartalmazzák. Itt az ideje áttérni a ClickUp-ra.
6. ClickUp projektleírás sablon
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért, informális és megújítás
A projektleírások hosszú dokumentumok lehetnek, amelyek egy helyen tartalmazzák az összes gondolatát, ötletét és javaslatát. Segítséget nyújtanak a projekt teljes ütemtervének megszervezésében és a lényeges ki, mi, hol, mikor, miért és hogyan kérdések feltevésében.
A ClickUp projektleírás sablon a projekt elsődleges eleme, amely áttekintést nyújt az összefoglalóról, a célokról, a projekt ütemtervéről, az érdekelt felekről és egyebekről.
A projekt leírásának testreszabási lehetősége elengedhetetlen a szilárd üzleti ajánlat elkészítéséhez. Ez a projektjavaslat-sablon megakadályozza, hogy túlzottan technikai nyelvet használjon a projekt leírásához, anélkül hogy elhallgatná az információkat vagy a projekt hatókörét.
7. Microsoft Word szolgáltatásajánlat-sablon
Ideális ajánlat típusok: Kéretlen, informális, megújítás, folytatás és kiegészítés
Ha ingyenes és nagyon egyszerű Microsoft Word projektjavaslat-sablont keres, amelyet azonnal felhasználhat következő projektjéhez, akkor ez az Ön számára ideális. A Microsoft szolgáltatásjavaslat-sablon segít Önnek üzleti javaslatát különálló szakaszokra bontani.
Ezenkívül ez az egyoldalas ajánlat sablon lehetővé teszi, hogy bemutassa az üzleti célokat, a projekt eredményeit és a projekt árazásának és ütemtervének általános megközelítését. Az előre formázott táblázatok lehetővé teszik, hogy pontos és releváns részleteket adjon meg a projektjéről – mindezt egyetlen Word-dokumentumban.
Ezt a sablont rövid távú megoldás ként használhatja szerződéses tárgyalásokhoz vagy régi projektek megújításához.
8. Microsoft Word ajánlat sablon Template.net-től
Ideális ajánlat típusok: Kéretlen, informális és folytatás
A Microsoft Word nem éppen a legnépszerűbb platform a jól megtervezett projektsablonokhoz, de a Template.net projektjavaslat-sablonja egy szinttel feljebb lép. Ez az ingyenes projektjavaslat-sablon lehetővé teszi, hogy bemutassa projektjét az érdekelt feleknek anélkül, hogy unalmas Word-dokumentumot kellene megnézniük.
A szövegszerkesztésen túlmenő testreszabási lehetőségek azonban meglehetősen korlátozottak. A sablon egy vezetői összefoglalót, a problémát, a megoldást és a célokat tartalmazza. Ugyanakkor a sablon nem hagy sok teret a kreativitásnak.
Különböző szakaszokat adhat hozzá és programozhatja be a legtöbb eszközön, ami nagyon egyszerű megoldást kínál a javasolt projekt tervezéséhez.
9. Microsoft Word végleges projektjavaslat-sablon a Template.net webhelyről
Ideális ajánlat típusok: Kért, nem kért és kiegészítő
Tudósok, tanárok és diákok számára ez az akadémiai projektjavaslat hasznos lehet a közelgő kutatási projektek egyszerű, de professzionális lebontású előterjesztéséhez. A Template.net részletes egyetemi záróprojekt-javaslat sablonja tartalmaz egy részt, amelyben az intézményeknek további információkat adhat magáról vagy csapatáról.
Emellett tartalmaz olyan szakaszokat is, amelyek segítenek a projekt részleteinek ütemtervének, a kutatás árainak és a projekt feltételeinek megadásában. Ha személyre szabott sablont szeretne akadémiai projektjavaslatához, akkor ez az Ön számára ideális.
10. Microsoft Word weboldal projektjavaslat sablon a Template.net weboldalról
Ideális ajánlat típusok: Informális, megújítás, folytatás és kiegészítés
Szeretné weboldal-projektjét egy vállalkozásnak ajánlani, vagy egy kért ajánlaton keresztül részleteket közölni a folyamatról? A Template.net weboldal-projekt ajánlat sablonja jó választás lehet az Ön számára.
Ebben a projektjavaslat-sablonban egyszerű bontást kap, amely kiemeli a következőket:
- Ki vagy és mit csinálsz
- A projekt ütemterve és fontos dátumok
- A weboldal elkészítéséhez javasolt árazási struktúra
- A javasolt weboldal-projekt feltételei
A webfejlesztők egy dologban biztosan egyetértenek: a projektek könnyen és gyorsan eltérhetnek a tervtől. Éppen ezért hasznos, ha a projektjavaslatban közvetlenül feltünteti a projekt összes részletét és a lehetséges projektterületi problémákat.
A projektjavaslatok 6 típusa
A projektmenedzserek és a vezetők általában hat különböző típusú projektjavaslattal dolgoznak, amelyek dokumentálják saját egyedi projektcéljaikat. Mielőtt új projektjavaslat-vázlatot fogadna el, érdemes először megismerkedni a hatféle javaslattípussal:
1. Megkeresett projektjavaslat
Ahogy a neve is mutatja, ez a típusú projektjavaslat akkor jön létre, amikor valaki javaslatot kér vagy kér tőled. A cél az, hogy szakértői tanácsot vagy útmutatást kapjon egy adott projekt keretrendszerével kapcsolatban. Ez gyakran RFP-n (Request for Proposal, javaslatkérés) keresztül történik, és nem versenyez más javaslatokkal (azaz versengő vállalkozásokkal vagy ügynökségekkel).
2. Kéretlen projektjavaslat
Másrészt a nem kért ajánlatokat általában konkrét kérés vagy ajánlattételi felhívás nélkül küldik el. Ez a formátum célja, hogy kiemelje, miért kiváló a keretrendszere, ezért a nem kért ajánlatokat gyakran használják a vállalkozók ajánlatában.
3. Informális projektjavaslat
Az informális ajánlatokat olyan ügyfelektől vagy vállalkozásoktól kérik, amelyek nem feltétlenül ajánlatkérést keresnek, hanem inkább egy beszélgetésszerű megközelítést a projekt bemutatásához. Ez a formátum rugalmasabb, mert kevesebb konkrétumot igényel.
4. Megújítási projektjavaslat
A megújítási projektjavaslatokat a jelenlegi ügyfeleknek küldik el azzal a céllal, hogy a javasolt keretrendszerrel folytassák, bővítsék vagy fejlesszék a szolgáltatásokat. Általában ennek a javaslatnak a célja, hogy kiemelje a korábbi eredményeket vagy termelést, hogy több támogatást szerezzen.
5. Folytatás projektjavaslat
Ahelyett, hogy meggyőzné az ügyfeleket vagy a vállalkozásokat a tervéről, a folytatásra vonatkozó projektjavaslat tájékoztatja vagy emlékezteti az érdekelt feleket a projekt kezdetéről vagy aktuális előrehaladásáról. A cél az, hogy az érdekelt felek tájékozottak és naprakészek legyenek, nem pedig az, hogy meggyőzze őket a javaslat elfogadásáról.
6. Kiegészítő projektjavaslat
A kiegészítő projektjavaslat úgy működik, mint egy folytatásra vonatkozó javaslat. Ez a típusú javaslat azonban nem csak frissítést nyújt, hanem további erőforrásokat is igényel – legyen szó munkaerőről vagy pénzügyi támogatásról. A cél az, hogy meggyőzze az érdekelt feleket arról, hogy az eredeti terv megvalósításához további erőforrásokra van szükség.
Kiknek előnyös a projektjavaslat használata?
Vállalkozások: A projektjavaslatok fontosak a vállalkozások számára, hogy megértsék a projekt hatókörét és biztosítsák annak időbeni befejezését. Ez a dokumentum segít nekik nyomon követni az előrehaladást és biztosítani, hogy minden érdekelt fél tisztában legyen a projekthez szükséges változásokkal vagy frissítésekkel.
Projektmenedzserek: A projektjavaslatok elengedhetetlenek a projektmenedzserek számára, hogy meghatározzák az elvárásokat és biztosítsák a projekt időbeni befejezését. Ez a dokumentum tartalmazza a projekt ütemtervét, költségvetését, hatókörét, céljait, eredményeit és minden egyéb szükséges információt.
Mit kell tartalmaznia egy projektjavaslat dokumentumnak?
- Projekt összefoglalás: Röviden írja le, miről szól a projekt, mi a középpontjában áll, és milyen eredményt várnak tőle. Ez bevezetőként szolgál a tervéhez, és segít az érdekelt feleknek megérteni annak relevanciáját.
- Projektcélok/célkitűzések: Világosan mutassa be a projekt kívánt célját vagy végeredményét. Ez a rész hangsúlyozza, mit kíván elérni a projekt.
- Projekt ütemterv: Adja meg a projekt befejezésének becsült ütemtervét, beleértve a főbb mérföldköveket. Ez segít az érdekelt feleknek felmérni a projekt megvalósíthatóságát.
- Költségvetési becslések: Vázoljon fel egy részletes költségvetési tervet, amely magában foglalja az erőforrások elosztását, a munkaerőköltségeket és egyéb projektköltségeket, így az érdekelt felek előre láthatják a potenciális beruházási igényeket.
- Kockázatértékelés: Hangsúlyozza ki a projekt élettartama alatt felmerülhető potenciális kockázatokat és kihívásokat, ezzel is bizonyítva, hogy felkészült a váratlan körülményekre.
- Módszertan: Ismertesse a projekt céljainak eléréséhez alkalmazott megközelítést vagy módszereket. Ez a szakasz bemutatja, hogyan tervezi a projekt megvalósítását.
- Erőforrásigény: Részletezze a projekthez szükséges munkaerőt, anyagokat és egyéb erőforrásokat. Ez az információ egyértelművé teszi a projekt szükségleteit.
- Az érdekelt felek szerepei és felelősségei: Részletezze az egyes résztvevők szerepét, hangsúlyozva hozzájárulásukat a projekt céljainak eléréséhez. Ez elősegíti a csapat felelősségvállalását és átláthatóságát.
- Projektértékelés: Ez a szakasz ismerteti, hogyan fogják mérni és értékelni a projekt sikerét. Határozza meg a kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket), amelyekkel a projekt hatékonyságát és sikerét fogják mérni.
- Projekt lezárása/befejezése: Átgondolt összefoglalás, amely összefoglalja a projekt céljait, feladatait, ütemtervét és várható eredményeit. Ez szépen összeköti az ajánlat összes fontos aspektusát.
- További mellékletek: Mellékeljen minden olyan kiegészítő anyagot, forrást vagy dokumentációt, amely további egyértelműséget vagy támogatást nyújt projektjavaslatához. Ez lehet adatdiagram, makett, meglévő kutatás stb.
Nyerje meg az üzleti partnereket a ClickUp projektjavaslat-sablonjaival
A projektjavaslatoknak nem kell unalmasnak lenniük – vagy éppen unalmas Word-dokumentumokban szerepelniük. Szerencsére a ClickUp több száz előre elkészített sablonnal segít elindítani következő projekttervét, javaslatát vagy beérkező kéréseit.
Akár be kell vonnia az érdekelt feleket, feladatokat kell kiosztania a csapattagoknak, vagy csak egy vizuálisan lenyűgözőbb projektjavaslatot kell készítenie, a ClickUp a megoldás az Ön számára.
A legjobb rész?
Minden sablonunk teljesen ingyenes. Hozzon létre saját munkaterületet, használjon előre elkészített sablont, és kezdje el még ma!